תוכניות עבודה

במעלה הדרך ל'בגרות דיגיטלית' בחולון

במאמרו 'בגרות דיגיטלית', מגדיר רז הייפרמן, לשעבר ממלא מקום ראש רשות התקשוב הממשלתי וכיום מנכ"ל משותף ויועץ בכיר לחדשנות דיגיטלית, מהי 'טרנספורמציה דיגיטלית': "תהליך של שינוי עסקי וארגוני משמעותי ומתמשך הנובע משימוש הולך וגובר בטכנולוגיה דיגיטלית במטרה לשפר את הביצועים… את חווית הלקוח… ואת היישום של מודלים עסקיים חדשניים".

עיריות וגופים ציבוריים, ובהם גם עיריית חולון, יעברו בשנים הקרובות טרנספורמציה זו כדי שיהפכו לבעלי יתרון ולמובילים בשירות ועל מנת שיצליחו לשפר את חוויית הלקוחות – תושבי העיר.

וכך כותב הייפרמן: "ההצלחה של 'הטרנספורמציה הדיגיטלית' תלויה ב'בגרות הדיגיטלית' של העירייה. 'הבגרות הדיגיטלית' היא מדד ארגוני, המתאר את ההיקף, העומק והאפקטיביות בהם הארגון משתמש בטכנולוגיות הדיגיטליות, בביצוע עסקיו ויצירת היתרון התחרותי שלו. מדד זה מצביע על השלב בו הארגון נמצא בכל הקשור ליישום הטכנולוגיות הדיגיטליות, ליישום הכישורים והיכולות של מנהלי הארגון ועובדיו להתמודד בעידן הדיגיטלי וליישם כישורים בהטמעת חדשנות, מודלים עסקיים דיגיטליים וטכנולוגיות דיגיטליות חדשניות".

הממדים, על פי רז הייפרמן, שיכולים להיבדק בעירייה לבחינת רמת 'הבגרות הדיגיטלית' הם:

  1. החזון והאסטרטגיה הדיגיטלית – האם קיימים?
  2. התרבות הארגונית – האם היא מעודדת חדשנות?
  3. חוויית הלקוח – האם העירייה מספקת חוויה ברמה גבוהה? באלו ערוצים?
  4. הכישורים הטכנולוגים- מה קיים ומה חסר?
  5. טכנולוגיה – מה רמת הגמישות של הארכיטקטורה הטכנולוגית של העירייה? האם השיטות ותהליכי העבודה תומכים בפיתוח מהיר וגמיש? האם קיים הידע?
  6. המבנה הארגוני – האם קיימת הגדרה ברורה של תפקידים וסמכויות בממד הדיגיטלי?
  7. יכולות – מהי רמת ההתקשרויות של הארגון לכל בעלי העניין ובכל סוגי הערוצים? מהי רמת ניהול התוכן בעירייה? האם תהליכי קבלת ההחלטות מבוססי נתונים?
  8. חדשנות – אם העירייה חושבת מנקודת המבט של התושב ורואה בכך חשיבות? האם העירייה מפתחת שירותים חדשים שהתושבים רוצים?

המשרד לשוויון חברתי – מטה ישראלי דיגיטלי ומשרד הפנים, בסיוע רז הייפמן, יזמו ופיתחו את המדד לבחינת רמת 'הבגרות הדיגיטלית' העירונית.

במחקר שנעשה על ידי חברת I.D.C  מוצג מודל המתאר 5 שלבי התפתחות לאבחון ה'בגרות הדיגיטלית'. כדי לדעת היכן נמצאת העירייה – עליה להשיב על שאלות ובהמשך לכך להגדיר את החזון והאסטרטגיה שיובילו אותה להתקדם בשלבי ההתפתחות.

ואלה הם השלבים והאופן בו ניתן למקם את העירייה:

  • שלב 1: עדיין אין חזון ואסטרטגיה דיגיטלית והעדיפות לנושא בעדיפות נמוכה.
  • שלב 2: העירייה מבצעת בחינות מזדמנות של הטכנולוגיה הדיגיטלית ומאפשרת ייזום והתנסות בטכנולוגיות שונות.
  • שלב 3: העירייה מטפלת בצורה מסודרת ואחידה ביוזמות דיגיטליות ומגדירה מתודולוגיות. לעירייה יש חזון דיגיטלי אולם הוא אינו בעדיפות גבוהה.
  • שלב 4: העירייה הגדירה חזון ואסטרטגיה דיגיטלית ברורים ודואגת לתקשר אותם לכל יחידות העירייה. הוקם צוות דיגיטלי שמוביל טרנספורמציה דיגיטלית.
  • שלב 5: העירייה בשלבים מתקדמים בתכנית הטרנספורמציה ומזהה הזדמנויות לשנות את מודל העבודה, ממנף כלכלה שיתופית מתפתחת ומייצר בידול ויתרון שרותי מובהק.

בעיריית חולון נבחרו 'מאיצים דיגיטליים', אשר תפקידם להפוך את השירותים הניתנים בעירייה לנגישים יותר לתושבים. הדבר מחייב שינוי מהיר בתהליכי העבודה והעמדת כלים מתקדמים למתן שירות ראוי לתושב בעידן הדיגיטלי.

חולון יוצאת לדרך חדשה ונכנסת לעידן הדיגיטלי במלוא העוצמה.

חזון דיגיטלי בחולון

מעל שני עשורים שהעיר חולון והעירייה מתנהלות לאורו של חזון, המתווה את המדיניות לטווח הארוך, הבינוני והקצר. החזון, אשר רוענן בשנים האחרונות במסגרת תהליך שיתוף ציבור מעמיק ורחב, נפרט למספר תחומים, שכל אחד מהם עוסק בהיבט אחר של החיים בעיר כמו: קהילה ורווחה, סביבה וחזות עירונית, חינוך, תעשיה ועסקים, תרבות ופנאי וכמובן – 'חולון-עיר הילדים', קו ייחודי לחולון, אשר למעשה בא לידי ביטוי בכל אחד מהתחומים.

פרק מיוחד בחזון העיר, מוקדש לחזון העיריה ובו נכתב בין היתר: "העירייה מעודדת יוזמה וחדשנות, מתנהלת על פי עקרונות הניהול הרב תחומי ומעודדת שיתופי פעולה, קבלת החלטות מבוססת ידע ושימוש באמצעים טכנולוגיים". מתוך הצהרת הכוונות הברורה הזו צריך להיגזר גם חזון דיגיטלי, שהינו הכרחי ונדרש בתקופה בה ההתפתחות הטכנולוגית משפיעה באופן מכריע הן על המציאות והן על עיצוב התודעה, ברמה הפרטית והציבורית.

על הטכנולוגיה כמשפיעה על המציאות מדברים כבר שנים רבות אולם בעידן הדיגיטלי, המכונה לעתים 'המהפיכה התעשייתית הרביעית', אנו עדים לשינויים מהירים במיוחד, המחייבים התעדכנות והתאמה של האסטרטגיה העירונית לאפשרויות החדשות הנפתחות בפנינו.

עלינו להביט על העשייה שלנו כמובילי מדיניות, מתוך נקודת המבט של הלקוחות שלנו, להם אנו צריכים לספק לא רק שירות אלא חוויית לקוח. בהקשר זה חזון דיגיטלי הוא כבר חלק מהמציאות שבה אנו חיים וגם הנכסים האסטרטגיים שצברנו במהלך השנים, צריכים להשתלב במציאות זו.

'עיר הילדים' על כל האפשרויות הגלומות בה, עם 'ספינות הדגל' המזוהות עימה צריכה לצעוד את הצעד הנוסף אל המהפיכה הדיגיטלית.

את התהליך אנו צריכים לעבור מתוך גישת ה'קולקטיב אימפקט', אשר אנו מטמיעים השנה ובמסגרתה אנו שבים ושואלים את עצמינו שורה של שאלות יסוד: למה בחרנו בנכסים אלה? לאן אנו שואפים להגיע? באיזה אופן אנו מצפים להשפיע על קהל הלקוחות שלנו? מה התוצר הרצוי לנו?

אין לי ספק שבאמצעות חזון דיגיטלי ואסטרטגיה נכונה הנגזרת ממנו – נוכל למצות ולמקסם את הערך של הנכסים הללו. כך למשל כשאנו מתבוננים בנכסים הייחודיים המזוהים עם העיר כמו מוזיאון הילדים, המדיטק, מוזיאון העיצוב, גני הסיפור, אתרי המורשת ואחרים – אנו צריכים לבחון כיצד תושבי העיר בכלל והילדים הגדלים בה בפרט – נהנים מהערך המוסף הגלום בנכסים אלה? כיצד ילדי עיר הילדים מתפתחים ומועצמים, הופכים למשתמשים חכמים, סקרניים ובעלי מיומנויות רכישת ידע מחד ובעלי ערכים מאידך? כיצד הילדים של היום גדלים להיות האזרחים של המחר – מודעים לסביבתם? מעורבים? נאורים? נצטרך כמובן גם להכשיר את סוכני השינוי, הלוא הם העובדים בעירייה ובחברות הבת העירוניות, שהינן הזרוע המבצעת של העירייה, ולהפוך ראשית אותם לבעלי כישורים דיגיטליים, שאחר כך יוכלו להקרין ולהשפיע גם על הצרכנים/הלקוחות/התושבים.

עלינו להבין את התוצר הרצוי, לעבוד מתוך שיתוף פעולה והתכנסות סביב מטרות משותפות, כשכל גורם מתמקד בתחום המומחיות שלו ובשילוב כוחות מעצים. החזון הדיגיטלי הוא הזדמנות חשובה לביצוע קפיצת מדרגה חשובה.

תכניות העבודה השנתיות – השלבים במעלה הדרך להגשמת החזון העירוני והתוכניות האסטרטגיות

כנס תוכניות עבוד החולוןכמידי שנה, ערכנו לאחרונה בחולון את כנס תכניות העבודה, בהשתתפות נרחבת של העובדים מדרגת מנהל מדור ועד המנהלים הבכירים בעירייה ונציגי חברות הבת, שהן שלוחות הביצוע של המדיניות העירונית. השנה, קדמו לכנס חודשים ארוכים של עבודה מאומצת בהטמעת שיטת עבודה חדשה – 'קולקטיב אימפקט', אשר מטרתה ליצור עבודה רוחבית משותפת לקידום משולב ומסונכרן של הדגשים העירוניים, תוך הפעלת חשיבה תוצאתית, התכווננות אל אוכלוסיות היעד ומדידת התוצאות בקרב אוכלוסיות אלה, בהמשך.

הדגשים העירוניים נגזרים מתוך החזון העירוני ומהתכניות האסטרטגיות, אשר נכתבו באמצעות תהליכי שיתוף ציבור נרחבים. התכניות האסטרטגיות, הלוא הן תכניות אב, משרטטות את האופן הכולל והמעמיק למימוש המדיניות העירונית במספר תחומים חשובים. בין תכניות האב שלנו מצויות: תכנית אב לילדים ונוער, תכנית אב לאזרחים ותיקים, תכנית אב לתיירות, תכנית אב לחינוך חרדי. בכל אחת מהתכניות מוגדרות המטרות והאופן בו אנו מתכננים להשיגן.

הכנת תכניות עבודה כנגזרת של החזון ותכניות האב, מביאה לידי ביטוי את מחויבות המנהלים להשגת המטרות המשותפות בכל תחומי העשייה העירונית. השנה, כבעבר, הצגתי בפני המשתתפים בכנס דגשים ורעיונות, כיווני חשיבה ודוגמאות לעשייה עירונית ממדינות שונות ברחבי העולם כמו למשל יפן, פינלנד, קוראה ואחרות, אשר השכילו ליישם חדשנות עירונית ופריצות דרך בתחומי השירות ואיכות חיי התושבים. אני מאמינה כי דוגמאות אלה מהוות מקור השראה ומעודדות את המנהלים להפעלה ויישום של חשיבה חדשנית ויצירתית, כמצופה מארגון מתקדם.

במסגרת הכנס בחרתי לשפוך אור על מספר תחומי עשייה מרכזיים, אותם הציגו מנהלים במסגרת קבוצות שיח (פאנלים). הדיונים היו מרתקים והמשתתפים גילו מעורבות ולהט מעוררי כבוד. התכניות המפורטות יוצגו ב'פורטולון' – אינטרה נט ארגוני וכך יוכל כל מנהל לראות את 'התמונה הכללית', להבין מה תפקידו בתוך המכלול, לעבוד בשיתוף פעולה ובתיאום עם גורמים שותפים ומשיקים – כל זאת כדי למקסם את סיכויי המימוש והביצוע של מה שמתוכנן.

אחד הספרים המעניינים, שמהווה מקור השראה עבורי, הוא ספרו של מורטון ל. מנדל בשיתוף ג'ון א. ברן – "הסוד טמון באנשים – על ניהול ומנהיגות". שם כותב מנדל: "הסוד להצלחה – טמון באנשים. תמיד ניגשתי לעסקים כמו שמוסיקאי המנגן מוסיקה קלאסית קורא תווים. מה שחשוב הוא הלהט שאתה מנגן בו את התווים ככתבם וכלשונם…בין שאתה מנגן בכינור בתזמורת ובין שאתה עומד בראש מלכ"ר, ביצוע מופתי מחייב משמעת ומיקוד". שיתוף העובדים והמנהלים בקביעת מטרות משותפות ועבודה לרוחב הארגון הן שיוצרות את הלהט הנדרש להצלחה.

על בסיס הלהט של מנהלים מוכשרים וחדורי מוטיבציה להצליח, נקבעים דפוסי ההתנהלות ומופעלת בקרה אפקטיבית למדידת תוצאות וביצוע בפועל. "כולנו עלולים לטבוע בעומס", כותב מנדל, "…אם אתה מבקש להגיע לתפעול ללא דופי מתוך חתירה למצוינות, הדרך הטובה ביותר לשלוט בכל הפרטים היא לדאוג לרשימה ברורה שלהם…'ספר נתונים ומשימות' מאפשר מיקוד כזה. הוא מספק נראות לכל הדברים שצריך לעשות….'ספרי נתונים ומשימות' הם דפי התווים שמנהיג זקוק להם כדי לנגן את הסימפוניה במומחיות".

כדי להבטיח צלילים ערבים אלה, אנו בחולון מפעילים 'ספרי נתונים', שהינם כלי העבודה המרכזיים שלנו ובכלל זה: מערכת תכנון תכניות העבודה, כזו המשתפת את כל הנוגעים בדבר, בתוך העירייה ומחוצה לה ומאפשרת לממש אינספור החלטות, המתקבלות מידי יום ביומו. וכן חוקי העזר, הנהלים העירוניים, אמנת השירות הפנימית והחיצונית עם רמות שירות ולחות זמנים לביצוע, אוגדן שירותים 'מישהו מטפל בך' ומערכת מעקב אחר פרוייקטים.

עלינו לזכור תמיד כי בכדי לייצר ערך עבור תושבי העיר, המבקרים בה ובעלי העסקים, נדרש מאתנו לעבוד בשיתופי פעולה כשכל השותפים מוכוונים להשגת אותן תוצאות מדידות, אשר יאפשרו לנו לבחון באופן עקבי ומתמשך את התקדמותנו להשגת היעדים ולמימוש החזון העירוני.

מיהו "עובד מצטיין" – ולמה נשים כבר לא חוששות להיות מצטיינות וגם לספר על כך?

עובדים מצטיינים עיריית חולון 2016

עובדים מצטיינים עיריית חולון 2016

כמידי שנה ערכנו לאחרונה בעיריית חולון את טקס העובד המצטיין, במסגרתו הענקנו את התואר ל-6 עובדות מצטיינות ולצוות מצטיין הכולל 3 עובדות נוספות.

בשונה מגופים אחרים, המתמקדים במתן שירות אחד ספציפי, ייחודה של עירייה הוא במגוון הרחב של שירותים הניתנים על ידה ונוגעים למעשה בכל תחומי החיים: במשפחה, בבית, ברחוב, בשכונה ובעיר וגם בסביבה שאיננה גשמית וכוללת חינוך, תרבות, קהילה, פנאי ועוד.

עובדי העירייה ומנהליה מייצגים לפיכך, מגוון גדול של תחומי ידע מומחיות. ולמרות השוני והגיוון הרב, ניתן לומר כי ישנם תכונות ומאפיינים המשותפים לכלל המצטיינים שלנו.

בעירייה, ממש כמו בגופים עסקיים, עובדים מצטיינים הם אלה שתמיד תוכל לסמוך עליהם, להטיל משימה ולדעת שהם יעשו הכל כדי לבצעה. הם אלו שיגלו אחריות ועמידה בלוח זמנים, הם אלה שיידעו לתפקד היטב גם בצוות, יעמדו בהצלחה בעומס ובלחץ, יגדילו ראש, ישכילו לראות את התמונה הכוללת אך גם את הפרטים החשובים לא יפספסו, יעקבו אחר ביצוע, ידעו ליזום ולהוביל, יגלו אכפתיות ויסודיות ואמפטיה למקבלי השירות. הם אלה שיהיו פתוחים ללמוד דברים חדשים וככאלה יהוו מקור השראה לעמיתים ולסביבת העבודה שלהם.

תכונות אלה ועוד נכללות בהמלצות שהובילו לבחירת המצטיינים שלנו. אני גאה מאוד שבעיריית חולון, המאופיינת ב'ניהול רזה'/'שלדי' עם כמות לא גדולה באופן יחסי של עובדים, עדיין מידי שנה בשנה, מבין רבים מאוד העושים מלאכה נאמנה ומקצועית, אנו מוצאים את אלה שבאותה שנה התבלטו ונמצאו ראויים לציון לשבח. חשוב לנו להוקיר אותם כי בלעדיהם הרי לא היינו יכולים לממש את  המדיניות והיעדים העירוניים.

השנה, במקרה או שלא, כל המצטיינים הן מצטיינות – נשים מכל מינהלי העירייה, אשר בלטו בעשייה. האם זה מקרה שיותר ויותר נשים נתפסות ומוערכות בפומבי כמצטיינות?

שריל סנדברג, מנהלת התפעול הראשית של פייסבוק, בספרה "לפרוץ קדימה – נשים, קריירה והרצון להנהיג", כותבת: "אחת הסיבות לכך שנשים נמנעות מתפקידים מאתגרים ומאתגרים חדשים היא שהן דואגות יתר על המידה אם יש להן את הכישורים הנחוצים לתפקיד חדש. דבר זה יכול להפוך לנבואה המגשימה את עצמה, שכן כל כך הרבה יכולות נרכשות תוך כדי העבודה עצמה… נשים מגישות מועמדותן… רק אם הן חושבות שהן עומדות ב-100 אחוז מן הקריטריונים הנדרשים. גברים מגישים את מועמדותם אם הם חושבים שהם עומדים ב-60 אחוז מן הן הדרישות. נשים צריכות להפסיק לחשוב: אני לא מוכנה לתפקיד זה ולהתחיל לחשוב: אני רוצה לעשות זאת ואלמד לעשות זאת תוך כדי עשייה". (שם, 2013)

סנדרברג ממליצה לעשות שינוי חשיבתי: "לקחת סיכונים, לבחור בצמיחה, לאתגר את עצמנו ולבקש קידום" (שם). אני חשה כי תהליכים אלה כבר מתרחשים. יש כיום שינוי בתפיסתן של הנשים את עצמן. יותר ויותר נשים צעירות מאמצות גישה אחרת, לא חוששות יותר להחצין את העשייה שלהן, לדבר על התרומה למערכת ולקחת על עצמן אתגרים, שבעבר נרתעו מהם. מגמה זו  מועילה לנשים ולמערכת גם יחד. דומני כי ככל שתתחזק גישה זו, נתקדם גם לשוויוניות רבה יותר בשיעור הנשים בתפקידי ניהול ואולי גם בתגמול שווה לזה של גברים.

ברכות למצטיינות שלנו ותודה על תרומתכן המשמעותית לעירייה ולעיר.

על הטמעת חדשנות וחידושים בניהול מוניציפאלי

את המושגים: חדשנות, יוזמה, הובלת שינוי ופריצת דרך נהוג לייחס למגזר הפרטי, העסקי, המדעי. ואילו אני, לאחר 20 שנה בתפקיד מנכ"לית עירייה, המצטרפות למספר לא מבוטל של שנים בתפקידים נוספים במגזר הציבורי, אומרת בלא מעט סיפוק וגאווה: מושגים אלו יכולים וצריכים להנחות גם את המנהלים במגזר הציבורי בכלל ובמגזר המוניציפאלי בפרט.
מניסיוננו בחולון אני יכולה להעיד שאם אתה מאמין ובטוח בצורך וביכולת לחדש, תצליח לסחוף אחריך ציבור הולך וגדל. תחילה, כפי שנטען ב'מודל הפצת החדשנות' של רוג'רס, יאמצו את החידושים אלה המכונים על ידי רוג'רס "החדשניים" (innovators), אותם מנהלים ועובדים שמטבעם נוטים לקבל בקלות יחסית שינויים, "קופצים אל המים" בהתלהבות ואפילו אוהבים את השינוי מעצם היותו כזה, עם האתגר שבו, עם הסקרנות וההתרגשות שהוא מעורר.  אחרי אלה, שהינם מעטים באופן יחסי, יצטרפו "המאמצים המוקדמים" (early adopters ), אותם מנהלים ועובדים שקצת חוששים אמנם, אך לאחר שהקבוצה הראשונה אימצה את השינוי, מוכנים ללמוד מניסיונם של אחרים ו"לטבול את הרגלים במים".  בשלב הבא לאחר 'החלוצים', תגיע גם המאסה הגדולה יותר, מה שרוג'רס מכנה "הרוב המקדים" (early majority) – אלו שכבר רואים את היתרונות שהוטמעו ומומשו על ידי אחרים ומצטרפים די מהר. בשלב הבא יגיע גם "הרוב המאחר" ( late majority ) – גם הללו קבוצה גדולה יחסית ומשמעותית שכעת מוכנה "להצטרף לחגיגה". ולבסוף, ישנם מעטים, שעבורם עדיין כל שינוי וחידוש הינם קשים מאוד, והללו אולי לעולם לא יאמצו את החידוש או יאמצו אותו באין ברירה ותחת סוג של מחאה. אלה הם "המאחרים באימוץ" (laggards), שבסופו של תהליך הופכים לשוליים מבחינת כמות והשפעה.
אני נוכחתי לדעת כי המודל הזה, מוכיח את עצמו כל פעם מחדש. אנו יכולים לראות זאת בצורה ממש בולטת באימוץ חידושים טכנולוגיים: תמיד נמצא את ה"משוגעים לדבר", שאצלם נראה את הגאג'טים הכי מתקדמים שאך יצאו לשוק, הם אלה שייהנו מגילוי כל הפונקציות החדשות, אלו שצריך ואלו שלא בהכרח. רק לאחר זמן נתחיל לראות את יתר הציבור מאמץ, תחילה בהיסוס, ובהמשך בטבעיות הולכת וגדלה את מה שתחילה היה מתאים רק לאותם מביני דבר. ולבסוף גם 'המכשיר הפלאי' של אתמול הופך לנחלת הכלל של היום, כלי טבעי של כל ילד, שלא לומר תינוק. ידוע כי כיום עוללים בני מספר חודשים בלבד מבצעים בשיא הטבעיות את תנועת ההחלקה עם האצבע על המסך, תנועה שכל מי שנולד לפני שנות האלפיים – צריך היה ללמוד.
אלא שחדשנות טכנולוגית היא בעיני רק היבט אחד ולאו דווקא החשוב ביותר. הטכנולוגיה היא אמצעי שצריך להקל עלינו לאמץ חדשנות בחשיבה, חדשנות ברעיונות, חדשנות בתפיסות ובשיטות. צריך להבין שכל דבר חדש הוא בעל פוטנציאל להיתפס כמאיים, משהו המערער את תחושת הביטחון והשרידות. רוב בני האדם ייטו להיאחז במוכר ובידוע להם, אולם אם נדע לקרב את החידוש  אל בני האדם, אם נשכיל ללוות, לעודד ולתמוך, נוכל לגרום גם למסתייגים –להתיידד עם החידוש ואולי אפילו לחבבו.
תקשוב בגני ילדים (2)להלן מספר דוגמאות, חלקן כבר הפכו לנחלת הכלל ואחרות עוד בשלבי הטמעה ואימוץ:
כיום לכל עסק, לכל מיזם ולכל ארגון עסקי או ציבורי יש חזון. אולם הגדרת חזון לעיר ולעירייה בישראל לפני למעלה מעשרים שנה– היתה לחלוטין עניין נדיר, כמעט בלתי קיים. הרעיון שגוף בירוקרטי, המצופה לתת מספר שירותים בסיסיים יחליט פתאום שבעצם הוא מגדיר לעצמו מה הוא רוצה להיות, במה הוא רוצה להצטיין ובאיזה אופן הוא שונה מכל האחרים – נחשב רעיון יומרני למדי, שלא לומר בלתי מציאותי.  יתרה מכך המחשבה שאפשר להתמקד בנושא כמו 'עיר הילדים', ולהגיד זה הכוכב לאורו אנו הולכים, ובהשראתו אנו מכוונים את התוכניות והמשאבים היתה כמעט בלתי נתפסת. החששות, הביקורת, חוסר האמון בנחיצות הדבר, היו במבט לאחור – כמעט מצופים, שלא לומר טבעיים. היתה כאן מהפיכה חשיבתית, לא פחות. העובדה שהיא הצליחה ובעקבות חולון הלכו ערים רבות נבעה מאמונה בדרך, מנחישות ומעקביות, שאט אט גרמה למעגלי במצטרפים ללכת ולהתרחב: מנהלים בכירים, מנהלים בדרגי הביניים, עובדים מעורבים ועובדים מן השורה, תושבים מעורבים, תושבים בכלל, תושבי ערים אחרות, מובילי דעה ואנשי תקשורת, מבקרים, אנשי מקצוע ובסופו של דבר משהו מופשט שנהוג לכנות "הציבור" או "דעת הקהל".
דוגמה אחרת היא שיתוף ציבור בתהליך קהלת החלטות באמצעות פלטפורמות טכנולוגיות חדשות. מזה לא מעט שנים הולכת ומתבססת ההכרה כי קביעת מדיניות ציבורית ראוי שתישען על הבנת צרכי הציבור וציפיותיו, ושתהליך קבלת החלטות הנוגעות לאזרחים או תושבים יכלול שלבי שיתוף כאלה ואחרים של הציבור. כבר לפני מספר שנים קיימנו מפגשי ציבור מסוגים שונים וגם כיום אנו עושים זאת במסגרת הכנת תכנית מתאר חדשה לחולון. במקביל, לפני כשנה במסגרת תהליך ריענון החזון העירוני הקמנו אתר אינטרנט אינטראקטיבי בו הוזמן כל מי שחפץ בכך לתרום מרעיונותיו לחזון המתחדש. המטרה היתה לאפשר ל"חכמת ההמון" לעבוד. ואמנם מאות רעיונות הגיעו מהציבור, קיבלו תגובות והתייחסויות, וכיום הם חלק מהחזון המחודש ומיושמים במסגרת תכניות העבודה. אני מאמינה כי גם בעתיד אנו נמצא את הדרכים הטכנולוגיות להעלות נושאים לדיון הציבורי למשל ברשתות החברתיות. כמובן שהדבר יצריך חשיבה חדשה, כזו היודעת להכיל גם ביקורת, אפילו מחאה, אך גם יודעת ללמד את הציבור מהי ההזדמנות שנפתחה בפניו וכיצד מפיקים ממנה את המיטב. לי אין ספק כי מהר מן הצפוי הציבור יאמץ את האפשרויות החדשות, בדיוק כפי שכיום הולך ומתרחב השימוש ברשתות החברתיות כערוץ תקשורת משמעותי מול העירייה.
תקשוב בגני ילדים (4)ועוד דוגמא מן הזמן האחרון הוא התחום החינוכי. כיום ניתן כבר לראות בכתות ובגני ילדים אמצעי מיחשוב ומערכות לימוד מתוקשבות, אולם זה איננו לב העניין. כיום ברור ליותר ויותר אנשי מקצוע, מה שכבר מהווה תחושה די ברורה בציבור הרחב – מערכת החינוך ובית הספר במתכונתו המסורתית הולכים ומאבדים מיתרונותיהם. המורה כמקור ידע מחוויר לעומת ססגוניות מקורות המידע במרחב האינטרנטי ונשאלות השאלות הגדולות: מה מלמדים? איך מלמדים? כיצד עושים זאת נכון יותר? אחת התובנות היא הפיכת הלימוד למשמעותי לילד, הפיכת התלמיד לאקטיבי, יוזם ויצירתי בתהליך הלימוד, תוך חשיפתו לאמצעים טכנולוגיים מתקדמים וחיזוק מיומנויות חדשות אשר יידרשו ממנו בעתיד. זו גם הסיבה ששינון ומבחנים המבוססים על שינון נתפסים יותר ויותר כבלתי רלבנטיים. בימים אלה אנו מצויים בעיצומו של פיילוט בתשעה גני ילדים בחולון, בהם אנו משלבים את מיטב האמצעים הטכנולוגים המתקדמים ובכלל זה מחשבים, מקרנים וטאבלטים, אשר יהוו אמצעי להעצמת תהליכים פדגוגיים שאנו מבקשים לקדם. שילוב הטכנולוגיה נעשית בד בבד עם הכשרה וליווי ארוך טווח של צוות הגן – גננות וסייעות גם יחד. גם כאן שילוב הטכנולוגיה איננו ערך בפני עצמו, יש להבין ולחשוב לעומק מה בעצם רוצים להשיג באמצעותה. רק על בסיס הבנה זו אפשר וצריך לקרב את הצוותים ואת הילדים לאפשרויות החדשות הנפתחות בפניהם וליתרונות הגלומים בחידוש.

'שיחקו אותה'

תוכניות העבודה של יחידות העירייה הוצגו השנה לראשונה באמצעות משחקים שתכננו וביצעו עובדי העירייה ובהם נטלו חלק פעיל מאות עובדים. עיריית חולון הינה העירייה הראשונה שכל יחידותיה מציגות את תוכניותיהן בדרך חדשנית וייחודית זו.

נהוג לומר כי 'תכנון הוא לא משחק ילדים' ושתוכניות עבודה, זה נושא רציני מאוד. מסתבר שתוכניות עבודה הן לא בהכרח מה שחושבים ודווקא משחק – יכול להוות כלי מועיל ויעיל גם בתחום תוכניות העבודה העירוניות. השנה בעיריית חולון, כמו בנושאים אחרים– אנו עושים גם את זה –  אחרת!.
מזה כשני עשורים, מידי שנה בשנה, כותבים מנהלי היחידות את תוכניות העבודה לשנה שבפתח. תוכניות אלה נגזרות מהחזון ומהדגשים העירוניים השנתיים שאני מגדירה, על בסיס מידע וידע המצטבר מסקרים, מחקרים ותהליכי עבודה ובקרה.

עובדי העירייה "משחקים" בכנס תהצגת תוכניות עבודה

עובדי העירייה "משחקים" בכנס תהצגת תוכניות עבודה

השנה הגענו למסקנה כי הדרך הקלאסית והמקובלת שכל ראש מינהל עולה לבמה ומציג בפני מאות מנהלים ועובדים מצגת ובה הוא שוטח מבחר מטרות ויעדים, אשר יבוצעו על ידי יחידות אותו מינהל במהלך השנה – קצת מיצתה את עצמה. ולכן, החלטתי כי הפעם יציג כל מינהל את תוכניותיו באמצעות משחק, אשר יתוכנן ויבוצע על ידי קבוצות עובדים, תוך מעורבות של מעגלים נוספים ובראשם ראש המינהל. אנו העירייה הראשונה המציגה את כלל תוכניות העירייה באמצעות מהלך חדשני כזה.
את המהלך הוביל האגף לתכנון אסטרטגי, תוך ליווי מקצועי של חברת "משחק החיים" בראשות אור ברנט.
הרציונל היה שמשחק מוליד הנאה והנאה יוצרת מעורבות, מגבירה ידע וכל התהליך כולו הופך למשתף ולמועיל עבור הרבה יותר עובדים. וכך הפכו העובדים שלנו ליום אחד לשחקנים ב"סולמות וחבלים", "קליעה למטרה", "משחק הזיכרון", "מחפשים את המטמון", "אמת או שקר", באולינג ועוד. הכל בהתאמה לתכני תוכניות העבודה לשנתיים הקרובות.

תוכניות עבודה כחוויה

תוכניות עבודה כחוויה

כשהצגנו לראשונה את הרעיון לשבעת הסמנכ"לים, הם היו מעט ספקנים באשר ליעילותו, אולם בהדרגה הם נחשפו לעקרונות כפי שהם מיושמים בפועל וגם לתוצאות. נדמה לי שמהר מאוד הם נסחפו בהתלהבות הכללית. בכל מינהל נבחרו מטרה ויעד אשר יוצגו וימחישו ליתר העובדים עקרונות מהותיים ונושאים מרכזיים, עמם מתמודד המינהל מידי יום ביומו.
בהמשך, באמצעות הדרכה מתאימה הגיעו הקבוצות לשלב בו הציעו רעיונות למשחקים, אותם הם "ייצרו". הם נדרשו כמובן להסביר אלו מטרות מקדם המשחק ובאיזה אופן.
התהליך ארך מספר חודשים, אשר בהם הלכו המשחקים והשתכללו עד ל'יום השיא', בכנס תוכניות העבודה, כאשר בכל חלל פנוי במתחם המדיטק, התמקמו מפעילי המשחקים והעובדים נחלקו לקבוצות, שעברו ממשחק למשחק. במהלך המשחק זכו העובדים והמנהלים לחוות באופן חווייתי את העשייה וההוויה של עבודת של המינהלים השונים.

כך למשל עובדי מינהל התקציבים הצליחו להמחיש את הדילמות הקשות העומדות בפניהם בחלוקת המשאבים למגוון גדול של צרכים חשובים, באמצעות משחק זיכרון "המגדל היציב של התקציב", שבמהלכו היו צריכים המשתתפים להתאים בין צרכים לעלויות. המשתתפים נדרשו לשאול את עצמם האם להשקיע למשל בסייעות לגני ילדים או בהקמת מעון לנערות חוסות. בשלב השני היו המשתתפים צריכים לשלוף קוביות משחק, שכל אחת ייצגה הוצאה לתכלית מסוימת, מתוך מגדל קוביות גבוה, הלוא הוא "מגדל ההכנסות", וכל זאת מבלי להפר את האיזון ולגרום להתמוטטות המגדל כולו וכמובן גם להפסד במשחק.

דוגמא נוספת היא המשחק "קולעים למטרות החיים", שהפעילו עובדות מינהל הרווחה, אשר החלו לאחרונה לטפל בצעירים בסיכון בגילאי 18-25. המשתתפים נתבקשו לזרוק ולהשחיל טבעות על מטרות רחוקות. מי שהצליח שודרג והועבר ל'מסלול הקל' והנכשלים לעומת זאת "נשלחו" אל "המסלול הקשה", בו המרחק מההצלחה רק הולך וגדל. כל זאת כדי להמחיש סיטואציות מאוד אמיתיות בחיים, שבהן כל כישלון טומן בחובו כישלונות נוספים ותחושה כי האדם רק מתרחק מהמטרה, בעוד שהצלחות מנבאות הצלחות נוספות. האתגר של אנשי הסיוע והרווחה המטפלים הוא כיצד לשבור את הרצף. למשתתפים ב"מסלול הקשה" נתנו 'כרטיסי סיוע' והמשחקים יכלו לבחור אם להסתייע או לא. ממש כמו בחיים.
ועוד משחק מהחיים היה משחקם של אנשי התכנון וההנדסה, אשר הפעילו את העובדים במשחק חשיבה בשם  "יוצרים עתיד", במסגרתו הם  הביאו לידי ביטוי את הקשיים וההתלבטויות בהכנת תוכנית מתאר עירונית. העובדים המשחקים נדרשו להעלות רעיונות איך הם רואים את העיר בעוד 30 שנה ואלו מענים ופיתרונות הם מציעים בנושאים כמו תחבורה, מסחר, מגורים ועוד. את כל אלה הם הציגו על גבי תצלומי אויר של העיר. המטרה היתה להראות עד כמה קשה לשלב בין צרכים רבים ולעתים סותרים.

ויש גם "זוכים"

ויש גם "זוכים"

תענוג היה לראות כיצד עובדים ומנהלים ממש 'נכנסו' לתפקידים כשחקנים פעילים, והפגינו התלהבות ומעורבות מאוד גדולה. רבים מהם ציינו כי זו הפעם הראשונה שהם נחשפים לעבודה של יחידות אחרות בצורה כל כך מהנה ומלמדת. ערך מוסף של הכנס במתכונת זו היה האווירה הטובה, הפתיחות והקשרים הבלתי פורמאליים, אשר נוצרו תוך כדי משחק משותף בין עובדים מיחידות שונות ובין מנהלים ועובדים מכל הדרגות. כל הכבוד לעשרות מפעילי המשחקים שנרתמו לעניין, תוך הפגנת יצירתיות והתלהבות. תודה לכל העובדים והמנהלים שלקחו את העסק ברצינות, למדו וגם נהנו.

אני סבורה שמתכונת כזאת מחדשת, מרעננת והכי חשוב – מקנה ידע. כמובן שכנס זה הוא רק התחלה, וכל התוכניות המפורטות מפורסמות לידיעת כל העובדים בפורטולון- אתר האינטרה-נט שלנו. התוכניות מדידות ומתוזמנות וכמובן מבוקרות פעמיים בשנה, תוך בדיקת התוצאות, הפקת לקחים ויישום שיפורים על פי צורך.

כעת נותרה לנו רק בעיה אחת: כיצד נחדש ואיך נפתיע גם בכנס הבא…