קולקטיב אימפקט

תכניות העבודה השנתיות – השלבים במעלה הדרך להגשמת החזון העירוני והתוכניות האסטרטגיות

כנס תוכניות עבוד החולוןכמידי שנה, ערכנו לאחרונה בחולון את כנס תכניות העבודה, בהשתתפות נרחבת של העובדים מדרגת מנהל מדור ועד המנהלים הבכירים בעירייה ונציגי חברות הבת, שהן שלוחות הביצוע של המדיניות העירונית. השנה, קדמו לכנס חודשים ארוכים של עבודה מאומצת בהטמעת שיטת עבודה חדשה – 'קולקטיב אימפקט', אשר מטרתה ליצור עבודה רוחבית משותפת לקידום משולב ומסונכרן של הדגשים העירוניים, תוך הפעלת חשיבה תוצאתית, התכווננות אל אוכלוסיות היעד ומדידת התוצאות בקרב אוכלוסיות אלה, בהמשך.

הדגשים העירוניים נגזרים מתוך החזון העירוני ומהתכניות האסטרטגיות, אשר נכתבו באמצעות תהליכי שיתוף ציבור נרחבים. התכניות האסטרטגיות, הלוא הן תכניות אב, משרטטות את האופן הכולל והמעמיק למימוש המדיניות העירונית במספר תחומים חשובים. בין תכניות האב שלנו מצויות: תכנית אב לילדים ונוער, תכנית אב לאזרחים ותיקים, תכנית אב לתיירות, תכנית אב לחינוך חרדי. בכל אחת מהתכניות מוגדרות המטרות והאופן בו אנו מתכננים להשיגן.

הכנת תכניות עבודה כנגזרת של החזון ותכניות האב, מביאה לידי ביטוי את מחויבות המנהלים להשגת המטרות המשותפות בכל תחומי העשייה העירונית. השנה, כבעבר, הצגתי בפני המשתתפים בכנס דגשים ורעיונות, כיווני חשיבה ודוגמאות לעשייה עירונית ממדינות שונות ברחבי העולם כמו למשל יפן, פינלנד, קוראה ואחרות, אשר השכילו ליישם חדשנות עירונית ופריצות דרך בתחומי השירות ואיכות חיי התושבים. אני מאמינה כי דוגמאות אלה מהוות מקור השראה ומעודדות את המנהלים להפעלה ויישום של חשיבה חדשנית ויצירתית, כמצופה מארגון מתקדם.

במסגרת הכנס בחרתי לשפוך אור על מספר תחומי עשייה מרכזיים, אותם הציגו מנהלים במסגרת קבוצות שיח (פאנלים). הדיונים היו מרתקים והמשתתפים גילו מעורבות ולהט מעוררי כבוד. התכניות המפורטות יוצגו ב'פורטולון' – אינטרה נט ארגוני וכך יוכל כל מנהל לראות את 'התמונה הכללית', להבין מה תפקידו בתוך המכלול, לעבוד בשיתוף פעולה ובתיאום עם גורמים שותפים ומשיקים – כל זאת כדי למקסם את סיכויי המימוש והביצוע של מה שמתוכנן.

אחד הספרים המעניינים, שמהווה מקור השראה עבורי, הוא ספרו של מורטון ל. מנדל בשיתוף ג'ון א. ברן – "הסוד טמון באנשים – על ניהול ומנהיגות". שם כותב מנדל: "הסוד להצלחה – טמון באנשים. תמיד ניגשתי לעסקים כמו שמוסיקאי המנגן מוסיקה קלאסית קורא תווים. מה שחשוב הוא הלהט שאתה מנגן בו את התווים ככתבם וכלשונם…בין שאתה מנגן בכינור בתזמורת ובין שאתה עומד בראש מלכ"ר, ביצוע מופתי מחייב משמעת ומיקוד". שיתוף העובדים והמנהלים בקביעת מטרות משותפות ועבודה לרוחב הארגון הן שיוצרות את הלהט הנדרש להצלחה.

על בסיס הלהט של מנהלים מוכשרים וחדורי מוטיבציה להצליח, נקבעים דפוסי ההתנהלות ומופעלת בקרה אפקטיבית למדידת תוצאות וביצוע בפועל. "כולנו עלולים לטבוע בעומס", כותב מנדל, "…אם אתה מבקש להגיע לתפעול ללא דופי מתוך חתירה למצוינות, הדרך הטובה ביותר לשלוט בכל הפרטים היא לדאוג לרשימה ברורה שלהם…'ספר נתונים ומשימות' מאפשר מיקוד כזה. הוא מספק נראות לכל הדברים שצריך לעשות….'ספרי נתונים ומשימות' הם דפי התווים שמנהיג זקוק להם כדי לנגן את הסימפוניה במומחיות".

כדי להבטיח צלילים ערבים אלה, אנו בחולון מפעילים 'ספרי נתונים', שהינם כלי העבודה המרכזיים שלנו ובכלל זה: מערכת תכנון תכניות העבודה, כזו המשתפת את כל הנוגעים בדבר, בתוך העירייה ומחוצה לה ומאפשרת לממש אינספור החלטות, המתקבלות מידי יום ביומו. וכן חוקי העזר, הנהלים העירוניים, אמנת השירות הפנימית והחיצונית עם רמות שירות ולחות זמנים לביצוע, אוגדן שירותים 'מישהו מטפל בך' ומערכת מעקב אחר פרוייקטים.

עלינו לזכור תמיד כי בכדי לייצר ערך עבור תושבי העיר, המבקרים בה ובעלי העסקים, נדרש מאתנו לעבוד בשיתופי פעולה כשכל השותפים מוכוונים להשגת אותן תוצאות מדידות, אשר יאפשרו לנו לבחון באופן עקבי ומתמשך את התקדמותנו להשגת היעדים ולמימוש החזון העירוני.

קולקטיב אימפקט – תהליך מרובה משתתפים להובלת שינוי בזירה החברתית

דוגמה ליישום הכלי לצורך התוויית תכנית אב לילדים ונוער בחולון

פסטיבל תיאטרון בובות

הפסטיבל הבינלאומי לתיאטרון בובות בחולון. יולי 2016

מעת לעת מתוודעים העוסקים בניהול ציבורי למושג חדש, אשר עשוי לספק כלים ומענים טובים מבעבר לבעיות ולצרכים חברתיים מורכבים. כזה הוא 'קולקטיב אימפקט', שיתוף המרחב והסביבה. אנו בחולון התנסינו בתהליך זה לצורך התוויית תכנית אב לילדים ונוער, בשותפות 'ג'וינט אשלים' ובליווי מקצועי של חברת 'סימפלי אימפקט' ורציתי לשתף בהתנסות זו וביתרונות הכלי. אז מה זה קולקטיב אימפקט ולמה הוא טוב?

"קולקטיב אימפקט הוא תהליך מובנה, המכוון להשגת תוצאות, המיועדות לבטא פתרונה של בעיה חברתית מורכבת. השימוש בכלי זה מושתת על תקשורת פתוחה ורצופה בין כל השותפים לתהליך, בעלי העניין והמעורבים" (יואב נולן)

מתודולוגיה זו נועדה לייצר שפה ואג'נדה משותפת הפועלת להשגת תוצאות מדידות למען הילדים והנוער בעיר. כפי שמדגיש יואב הולן:

"למפגש, לשיח, לפיתוח וללמידה המשותפים יש ערך כלשהו, רק אם הם מקדמים פתרונות ושינויים אמיתיים בשטח, כלומר רק בתנאי שמאפשרים 'לפרוע את השטר' ולהשיג תוצאות". (מתוך המאמר "מדברים קולקטיב אימפקט: על תפיסה, תהליך וכלים תקשורתיים לבניית הסכמות ושותפות")

כשהחלטנו על כתיבת תכנית אב לילדים ונוער, בעיקר בשל מורכבות הנושא וריבוי הגורמים העוסקים בתחום, בחרנו בגישת 'קולקטיב אימפקט'. הבנו שאנו חייבים ליצור מהלך משתף של כל המעורבים: נותני שירות, מקבלי שירות ובעלי עניין – אשר ביחד, בשיח משתף – נגדיר מהן 'האבנים הגדולות' בפאזל – אותם נושאים מרכזיים ביותר וחשובים מכל, בהם תתמקד התכנית. יצויין כי לקחו חלק בסיעור המוחות עשרות רבות של אנשי מקצוע, נוסף על כ- 3,000 ילדים מגיל הגן ועד י"ב וכ- 1,500 משתתפים בוגרים, שהיו חלק משיתוף הציבור בהכנת תכנית האב. כל זאת הביא ליצירת תרבות שיח פורייה ודפוס תקשורת חדשני ובעל ערך.

חנוכת גן סיפור הצל של יואב צילום אלי נאמן

חנוכת גן הסיפור "הצל של יואב". צילום: אלי נאמן

בבחירתנו זו אנו פורצי דרך לא רק בעצם הכנת תכנית אב כוללנית לילדים ולנוער, אלא גם בשימוש בכלי זה, המבוסס על גישה מערכתית, בין מגזרית ומובנית, אשר כאמור מתאימה להתמודדות עם בעיות חברתיות וסביבתיות מורכבות.

וכך בתהליך מעמיק בו שאלנו את עצמנו שאלות בסיס חשובות, הגדרנו 4 אבנים מרכזיות ליצירת הפאזל  – תכנית אב לילדים ונוער. ואלו הן אבני היסוד:

למידה – ילדי חולון הם בעלי השכלה המאפשרת להם השתלבות ומעורבות חברתית מיטבית.

אורח חיים בריא ומוגן – ילדי חולון חיים בסביבת חיים בריאה ובטוחה.

התקשרות רגשית בטוחה – ילדי חולון בעלי תחושת מסוגלות עצמית גבוהה.

שייכות ומעורבות בקהילה – ילדי חולון מעורבים ומשתייכים למשפחה ולקהילה בה הם חיים.

לכל 'אבן' בפאזל נקבעה קבוצת משימה. חברי הקבוצות הם אותם אנשים, אשר שמו להם למטרה לקדם את הנושא. חלקם כלל אינם חלק מהדיסציפלינה 'הטבעית' ואינם עוסקים בחיי היום יום בנושא, וזאת על מנת לספק דווקא נקודת מבט אחרת ופחות צפויה.

כל אחת מהאבנים הללו נועדה לתמוך במימוש החזון המאגד:

"ילדים ובני נוער יממשו את הפוטנציאל האישי שלהם, יגלו מעורבות וישתלבו בחברה ובקהילה בחולון, תוך השגת עתיד בטוח ברמה האישית, המשפחתית והתעסוקתית"

הדיונים הרבים שניהלנו חייבו אותנו לבדוק לעומק ולהשיב לעצמינו על השאלות: למה אנחנו עושים דברים? למה זה חשוב לנו? מה נשיג אם נקבל את מבוקשנו? ולאור כל זאת – מהן האבנים הגדולות שעליהן המערכת העירונית צריכה לשקוד בשנים הקרובות?

יצוין כי הפיכתה של חולון ל'עיר הילדים' התבצעה במשך למעלה משני עשורים באופן הדרגתי וכנדבך על גבי נדבך. כעיר מקדמת תוצאות, התנסינו וראינו מהם המהלכים שהביאו לתוצאות טובות והתמדנו בהם.

כיום, כשאנו מביטים לאחור במידה לא מבוטלת של סיפוק, זו גם העת להתקדם הלאה.

חובתנו לשוב ולהגיע להבנה עמוקה של מה שכבר קיים בעיר מחד אך גם להבנה מעמיקה של  צרכי הילדים והנוער בעתיד ושל המטרות שלנגד עינינו. כבעבר גם עתה, אנו שואפים לאפשר, לשתף ולעודד סקרנות ויצירתיות בקרב הצעירים, ליצור פתיחות, להקשיב לרצונות הדור הצעיר ושאיפותיהם, לשתף אותם ולבנות מערכת יחסי אמון ומחויבות הדדית בין העירייה לבין הדור הצעיר.

חיזוק הקשר והתקשורת הבלתי אמצעית בין קובעי המדיניות, לבין הילדים והנוער הם ביטוי לקפיצת המדרגה הנדרשת על מנת לשמר את שכבר השגנו, תוך שדרוג והעפלה למחוזות חדשים באופן שתואם את צרכיהם של האנשים במאה ה-21.

אני מאמינה שהשימוש בתהליכים אפקטיביים, בהלימה עם תרבות ארגונית מעצימה ושיתופי פעולה בין גורמים שונים בעירייה לבין גופים ותושבים, יביאו לשינוי מבורך בחיי ילדים ונוער בעיר חולון.